Eine Abschlagsrechnung im Handwerk ist eine Rechnung über einen Teil der Vergütung, die du schon während der Ausführung für die bisher erbrachte Leistung stellst. Rechtsgrundlage ist § 632a BGB; bei Verbraucherbauverträgen gelten zusätzlich die Grenzen aus § 650m BGB. Abschläge schützen deine Liquidität, denn bei größeren Aufträgen musst du Material und Löhne oft wochenlang vorfinanzieren.
Damit Abschläge funktionieren, müssen sie vertraglich sauber vorbereitet, umsatzsteuerlich korrekt gestellt und in der Schlussrechnung richtig verrechnet werden. Genau das erklärt dieser Beitrag – mit Zahlungsplan, Beispieltabelle und den häufigsten Fehlern.
Anzahlung, Abschlag, Teilrechnung: die Unterschiede
Die drei Begriffe werden oft gleichgesetzt, meinen aber Unterschiedliches:
| Begriff | Zeitpunkt | Grundlage | Charakter |
|---|---|---|---|
| Anzahlung (Vorauszahlung) | Vor Beginn der Leistung | Nur bei ausdrücklicher Vereinbarung | Vorläufig, wird in der Schlussrechnung verrechnet |
| Abschlagsrechnung | Während der Ausführung | § 632a BGB bzw. Vertrag; Wert der erbrachten Leistung | Vorläufig, wird in der Schlussrechnung verrechnet |
| Teilrechnung | Nach Fertigstellung und Abnahme eines abgrenzbaren Teils | Vertrag mit Teilabnahme | Endgültige Abrechnung dieses Teils |
Entscheidend ist der vorläufige Charakter: Eine Abschlagszahlung ist keine endgültige Abrechnung. Erst die Schlussrechnung stellt fest, was insgesamt geschuldet ist. Eine Teilrechnung setzt dagegen voraus, dass ein Teil der Leistung als in sich abgeschlossen abgenommen wurde, etwa ein fertiges Gebäude in einem Projekt mit mehreren Häusern.
Abschläge nach § 632a BGB: was gilt?
Nach § 632a BGB kannst du beim Werkvertrag Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der von dir erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Das gilt auch ohne besondere Vereinbarung. Wichtig sind dabei einige Punkte:
- Wert der Leistung: Maßgeblich ist, was tatsächlich eingebaut bzw. ausgeführt ist, nicht wie viel Zeit vergangen ist. Die Leistung musst du durch eine Aufstellung nachweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht – in der Praxis meist ein Aufmaß.
- Mängel: Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Kunde einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten; in der Regel ist das das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten.
- Material: Für angelieferte, aber noch nicht eingebaute Stoffe oder Bauteile kannst du nur dann einen Abschlag verlangen, wenn dem Kunden Eigentum daran übertragen oder Sicherheit dafür geleistet wird.
Bei VOB-Verträgen regelt § 16 VOB/B die Abschlagszahlungen eigenständig, mit Fristen für die Zahlung und dem Erfordernis einer prüfbaren Aufstellung. Die Grundidee ist dieselbe. Wie du die Mengen für den Nachweis ermittelst, steht im Beitrag Aufmaß erstellen.
Besonderheiten bei Verbraucherbauverträgen (§ 650m BGB)
Ein Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB liegt vor, wenn ein Unternehmer von einem Verbraucher zum Bau eines neuen Gebäudes oder zu erheblichen Umbaumaßnahmen an einem bestehenden Gebäude verpflichtet wird. Die Reparatur eines Wasserhahns fällt nicht darunter, eine Kernsanierung oder ein umfassender Umbau dagegen oft schon. Für diese Verträge gilt § 650m BGB:
- Abschlagszahlungen dürfen insgesamt höchstens 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich Nachträgen betragen.
- Bei der ersten Abschlagszahlung ist dem Verbraucher eine Sicherheit von 5 Prozent der Vergütung für die rechtzeitige Herstellung ohne wesentliche Mängel zu leisten. In der Praxis wird dieser Betrag häufig vom ersten Abschlag einbehalten, alternativ ist zum Beispiel eine Bürgschaft möglich.
- Vereinbarungen, die den Verbraucher zu höheren Abschlägen oder zu Sicherheiten verpflichten, die über diese Grenzen hinausgehen, sind insoweit unwirksam.
Für größere Sanierungsprojekte mit Privatkunden, etwa ein komplettes Bad, solltest du deinen Zahlungsplan deshalb von vornherein so aufbauen, dass vor der Abnahme nie mehr als 90 Prozent fällig werden. Ob dein Vertrag als Verbraucherbauvertrag gilt, ist im Einzelfall zu prüfen.
Umsatzsteuer bei Abschlägen und Anzahlungen
Für Abschläge und Anzahlungen gilt die sogenannte Mindest-Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld vereinnahmst – auch wenn die Leistung noch nicht fertig ist und auch dann, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst. Daraus folgt:
- Jede Abschlagsrechnung weist die Umsatzsteuer auf den Abschlagsbetrag gesondert aus und enthält die Pflichtangaben einer Rechnung, siehe Pflichtangaben einer Rechnung.
- Gezahlte Abschläge musst du in der Voranmeldung des Monats bzw. Quartals erfassen, in dem das Geld eingegangen ist.
- Der Kunde kann die Vorsteuer aus der Abschlagsrechnung ziehen, sobald er gezahlt hat, sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist.
Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer kann das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG greifen. Dann schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer, und du stellst Abschläge ohne Steuerausweis mit entsprechendem Hinweis. Als Kleinunternehmer weist du generell keine Umsatzsteuer aus. Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden; das betrifft auch Abschlags- und Schlussrechnungen. Mehr dazu im Beitrag zur E-Rechnungspflicht für kleine Betriebe.
Einen Zahlungsplan aufstellen
Ein Zahlungsplan im Angebot oder Vertrag schafft Klarheit, bevor die Arbeit beginnt. Er knüpft Abschläge an überprüfbare Bautenstände statt an Kalendertermine. Ein Beispiel für eine Badsanierung bei einem Verbraucher könnte so aussehen:
- Nach Abschluss von Rückbau und Rohinstallation: Abschlag nach Leistungsstand
- Nach Abdichtung und Fliesenarbeiten: Abschlag nach Leistungsstand
- Nach Montage der Sanitärobjekte, vor Abnahme: Abschlag bis maximal 90 Prozent der Gesamtvergütung insgesamt
- Nach Abnahme: Schlussrechnung über den Rest
Prozentangaben je Bautenstand sind üblich, sollten aber dem tatsächlichen Wert der Leistung entsprechen. Ein Abschlag, der deutlich über dem erbrachten Wert liegt, ist angreifbar. Leg außerdem fest, innerhalb welcher Frist ein Abschlag zu zahlen ist. Kommt der Kunde in Verzug, gelten die allgemeinen Regeln; was dann zu tun ist, beschreibt der Artikel zu Zahlungserinnerung und Mahnung.
Die Schlussrechnung: Abschläge richtig abziehen
Nach Fertigstellung und Abnahme stellst du die Schlussrechnung über die gesamte Leistung, also über alle Positionen mit den endgültigen Mengen einschließlich Nachträgen. Davon ziehst du die bereits vereinnahmten Abschläge ab. Nach § 14 Abs. 5 UStG müssen in der Schlussrechnung die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden. Sonst schuldest du die Umsatzsteuer aus den Abschlägen unter Umständen doppelt, weil sie in der Rechnung erneut ausgewiesen ist.
Ein Beispiel: Vereinbart war ein Auftrag über 40.000 Euro netto. Durch einen Nachtrag beträgt die Gesamtleistung am Ende 42.000 Euro netto. Zwei Abschläge wurden gezahlt.
| Position | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung laut Schlussaufmaß inkl. Nachtrag | 42.000,00 € | 7.980,00 € | 49.980,00 € |
| abzüglich 1. Abschlag vom 12.05. | −12.000,00 € | −2.280,00 € | −14.280,00 € |
| abzüglich 2. Abschlag vom 16.06. | −16.000,00 € | −3.040,00 € | −19.040,00 € |
| Verbleibender Rechnungsbetrag | 14.000,00 € | 2.660,00 € | 16.660,00 € |
Nenne bei jedem abgezogenen Abschlag Rechnungsnummer und Datum der Abschlagsrechnung, damit Kunde und Finanzamt die Verrechnung nachvollziehen können. Wurde bei einem Verbraucherbauvertrag eine Sicherheit einbehalten, wird diese mit der Schlussrechnung ebenfalls verrechnet bzw. nach Abnahme freigegeben, wenn keine wesentlichen Mängel bestehen.
Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen
- Abschlag ohne Leistungsnachweis: Ohne Aufstellung des Leistungsstands kann der Kunde die Zahlung verweigern.
- 90-Prozent-Grenze überschritten: Bei Verbraucherbauverträgen sind höhere Abschläge vor der Abnahme nicht durchsetzbar.
- Sicherheit vergessen: Die 5 Prozent bei der ersten Abschlagszahlung werden oft übersehen.
- Umsatzsteuer zu spät angemeldet: Die Steuer auf Abschläge entsteht mit Zahlungseingang, nicht erst mit Fertigstellung.
- Schlussrechnung ohne Abzug der Steuerbeträge: Nur den Bruttobetrag abzuziehen, reicht nicht; Netto und Steuer gehören getrennt aufgeführt.
- Zahlungseingänge nicht abgeglichen: Wer nicht weiß, welche Abschläge tatsächlich bezahlt sind, verrechnet falsch. Tipps dazu im Beitrag Zahlungseingänge und offene Posten überwachen.
So hilft dir ardda
Mit ardda stellst du Abschlagsrechnungen zum Auftrag und verrechnest die gezahlten Abschläge in der Schlussrechnung mit Netto- und Steuerbetrag. Rechnungen kannst du auch als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) erzeugen, und das automatische Mahnwesen erinnert an offene Abschläge. Mehr dazu unter Software für Betriebe.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Darf ich auch ohne Vereinbarung im Vertrag Abschläge verlangen?
Ja. Nach § 632a BGB steht dir beim Werkvertrag grundsätzlich ein Anspruch auf Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten Leistung zu, auch wenn nichts vereinbart ist. Du musst den Leistungsstand aber nachvollziehbar belegen. Ein im Vertrag vereinbarter Zahlungsplan ist trotzdem sinnvoll, weil er Erwartungen auf beiden Seiten klärt und Diskussionen über die Höhe einzelner Abschläge vermeidet.
Kann ich eine Anzahlung vor Arbeitsbeginn verlangen?
Eine Anzahlung vor Beginn der Leistung ist nicht gesetzlich vorgesehen, sondern muss ausdrücklich vereinbart werden. Gegenüber Unternehmen ist das meist unproblematisch. Bei Verbrauchern, insbesondere bei Verbraucherbauverträgen, sind die Grenzen aus § 650m BGB zu beachten, und Klauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden streng geprüft. Für Sonderanfertigungen oder teures Material lässt sich eine Anzahlung oft gut begründen.
Was passiert, wenn der Kunde einen Abschlag nicht zahlt?
Dann gelten die normalen Verzugsregeln: Erinnerung, Mahnung, gegebenenfalls Verzugszinsen und ein gerichtliches Mahnverfahren. Bei Bauverträgen kannst du unter Umständen zusätzlich eine Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB verlangen und die Arbeit einstellen, wenn diese nicht gestellt wird; gegenüber Verbrauchern bei Verbraucherbauverträgen gilt diese Möglichkeit allerdings nicht. Lass dich bei größeren Beträgen frühzeitig rechtlich beraten.
Muss die Abschlagsrechnung alle Pflichtangaben enthalten?
Ja. Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, wenn darin Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Sie braucht also alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung und Steuerbetrag. Zusätzlich sollte erkennbar sein, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt und für welchen Leistungsstand sie gestellt wird.
Was ist, wenn die Schlussrechnung niedriger ausfällt als die gezahlten Abschläge?
Dann hast du zu viel erhalten und musst die Differenz an den Kunden erstatten. Die Schlussrechnung weist in diesem Fall einen negativen Restbetrag aus, und die Umsatzsteuer wird entsprechend berichtigt. Das kann passieren, wenn Mengen kleiner ausfallen als angenommen oder Leistungen entfallen. Ein sorgfältiges Aufmaß bei jedem Abschlag verhindert, dass du zu hohe Abschläge stellst und später zurückzahlen musst.
