Eine ordnungsgemäße Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten – sonst kann dein Geschäftskunde die Vorsteuer nicht abziehen, und bei einer Betriebsprüfung drohen Nachfragen. Für Privatkunden ist die Rechnung zwar steuerlich weniger kritisch, aber auch hier gibt es Vorgaben, etwa beim Steuerbonus für Handwerkerleistungen oder bei Arbeiten am Haus.
Dieser Ratgeber zeigt alle Pflichtangaben in einer Tabelle, erklärt Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnung, Bauleistungen und Leistungen an Grundstücken und gibt Tipps zur Korrektur fehlerhafter Rechnungen.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
| Nr. | Pflichtangabe | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers | Bei Firmen inklusive korrekter Rechtsform; Privatkunden mit Vor- und Nachname |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden | Eine von beiden genügt |
| 3 | Ausstellungsdatum | Datum, an dem die Rechnung erstellt wird |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | Darf nur einmal vergeben werden |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung | „Malerarbeiten Wohnzimmer, 45 m² Wandfläche“ statt nur „Arbeiten laut Absprache“ |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist; Monatsangabe genügt |
| 7 | Nettoentgelt, nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselt, sowie vereinbarte Entgeltminderungen | Skonto-Vereinbarung gehört auf die Rechnung |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung | z. B. „19 % USt: 285,00 €“ |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Nur bei Leistungen an Grundstücken an Privatkunden |
| 10 | Angabe „Gutschrift“ | Nur, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt |
Rechnungsnummer: fortlaufend und eindeutig
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Lückenlos im strengen Sinn muss sie nicht sein, sie muss aber nach einem nachvollziehbaren System vergeben werden. Zulässig sind etwa Kombinationen aus Jahr und Zahl (2026-0153) oder getrennte Nummernkreise für verschiedene Standorte oder Geschäftsbereiche. Doppelte Nummern oder ein unerklärlicher Neustart mitten im Jahr fallen bei Prüfungen auf. Am sichersten ist eine Software, die Nummern automatisch vergibt und nachträglich nicht mehr ändern lässt.
Steuernummer oder USt-IdNr.?
Du musst entweder deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Viele Betriebe nutzen die USt-IdNr., weil sie weniger über die persönliche Steuersituation verrät. Bei Lieferungen und Leistungen in andere EU-Staaten ist zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden anzugeben.
Leistungszeitpunkt und Leistungszeitraum
Der Zeitpunkt der Leistung ist eine eigene Pflichtangabe und wird häufig vergessen. Bei länger dauernden Arbeiten gibst du den Zeitraum an, etwa „Leistungszeitraum: 02.03.–19.03.2026“. Bei Lieferungen genügt der Kalendermonat. Ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zulässig, wenn das stimmt.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Es reichen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
- Bruttobetrag und Steuersatz (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung)
Empfängerdaten, Steuernummer und Rechnungsnummer sind hier nicht vorgeschrieben. Das betrifft typischerweise Kassenbons, kleine Reparaturen oder Materialverkäufe. Kleinbetragsrechnungen sind auch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Besondere Hinweise für Bau und Handwerk
Bauleistungen an andere Betriebe (§ 13b UStG)
Erbringst du Bauleistungen für einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt – etwa als Subunternehmer für einen Generalunternehmer –, geht die Steuerschuld auf den Auftraggeber über. Du stellst dann eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuer aus und musst den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufnehmen. Als Nachweis dient häufig die Bescheinigung USt 1 TG des Auftraggebers. Prüfe die Voraussetzungen sorgfältig, denn eine falsche Anwendung führt zu Nachzahlungen.
Leistungen am Grundstück für Privatkunden (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG)
Führst du Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude für einen Privatkunden aus, musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen und einen Hinweis aufnehmen, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Zum Beispiel:
„Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).“
Für deine Privatkunden lohnt sich außerdem der getrennte Ausweis von Arbeits- und Materialkosten, weil sie nur die Arbeitskosten beim Steuerbonus geltend machen können. Mehr dazu im Ratgeber zum Steuerbonus für Handwerkerleistungen nach § 35a.
Abschlagsrechnungen
Auch Abschlags- und Schlussrechnungen brauchen alle Pflichtangaben. In der Schlussrechnung müssen die gezahlten Abschläge samt Umsatzsteuer abgezogen werden. Wie das korrekt aussieht, erklärt der Ratgeber zur Abschlagsrechnung im Handwerk.
Beispiel: So ist eine Handwerkerrechnung aufgebaut
Eine übersichtliche Rechnung folgt einer festen Reihenfolge. Oben stehen deine Firmendaten mit Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. sowie die vollständige Anschrift des Kunden. Darunter folgen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und gegebenenfalls die Angebots- oder Auftragsnummer des Kunden. Im Hauptteil listest du die Positionen auf: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis, idealerweise getrennt nach Arbeitslohn, Material und Anfahrt. Darunter stehen Nettosumme, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttosumme. Den Abschluss bilden Zahlungsziel, Bankverbindung, mögliche Skontobedingungen und die nötigen Hinweise, etwa zur Aufbewahrungspflicht.
Wer mit Aufmaß arbeitet, übernimmt die Mengen am besten direkt aus dem Aufmaßblatt – das vermeidet Übertragungsfehler und macht die Rechnung für den Kunden nachvollziehbar. Wie ein sauberes Aufmaß entsteht, erklärt der Ratgeber Aufmaß erstellen im Handwerk.
Sinnvolle Zusatzangaben
Nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis hilfreich sind:
- Konkretes Zahlungsziel mit Datum („zahlbar bis 15.04.2026“) statt „sofort“
- Bankverbindung mit IBAN und gegebenenfalls ein QR-Code für die Überweisung
- Kundennummer und Bezug auf Angebot oder Auftrag
- Bei Privatkunden der Hinweis, dass nach 30 Tagen Verzug eintritt
- Ansprechpartner für Rückfragen
Fehlerhafte Rechnung korrigieren
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, kannst du die Rechnung berichtigen. Dafür gibt es zwei übliche Wege:
- Berichtigungsdokument: Ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (Rechnungsnummer, Datum) und nur die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt.
- Stornorechnung und Neuausstellung: Die alte Rechnung wird mit einer Stornorechnung aufgehoben, anschließend stellst du eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus. In der Praxis ist das der übersichtlichere Weg.
Eine korrekt berichtigte Rechnung wirkt nach der Rechtsprechung in der Regel auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, sodass der Vorsteuerabzug deines Kunden erhalten bleibt. Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung bereits die Kernangaben enthielt, also Leistender, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Fehlte etwas davon, ist eine rückwirkende Berichtigung nicht möglich.
Ändere eine bereits versendete Rechnung niemals einfach in deinem System, ohne das zu dokumentieren – das verstößt gegen die Unveränderbarkeit nach GoBD. Hast du versehentlich zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du den Betrag, bis die Rechnung berichtigt ist.
Häufige Fehler auf Rechnungen
- Leistungsdatum oder -zeitraum fehlt
- Unklare Leistungsbeschreibung wie „Pauschal laut Angebot“ ohne Bezug
- Falscher Steuersatz oder Rundungsfehler bei der Umsatzsteuer
- Name des Kunden falsch oder unvollständig, etwa fehlende Rechtsform
- Doppelte Rechnungsnummer nach Programmwechsel
- Hinweis zur Aufbewahrungspflicht bei Arbeiten am Haus vergessen
- Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung ausgewiesen – siehe Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2026
Neben den Pflichtangaben gehören sinnvollerweise auch Zahlungsziel, Bankverbindung und gegebenenfalls ein Hinweis auf den Verzug bei Verbrauchern auf die Rechnung. Ab 2027 bzw. 2028 kommt im Geschäftskundenbereich zusätzlich die Pflicht zur E-Rechnung hinzu.
So hilft dir ardda
ardda erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben, vergibt fortlaufende Nummern automatisch und erzeugt auf Wunsch E-Rechnungen nach ZUGFeRD oder XRechnung. Offene Beträge laufen ins automatische Mahnwesen. Mehr dazu unter Software für Betriebe. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz. Auch ein Firmenstempel ist nicht nötig. Bei elektronischen Rechnungen ist ebenfalls keine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind, zum Beispiel durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das Rechnung und Leistung abgleicht.
Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?
Bei Leistungen an andere Unternehmen und bei Arbeiten an Grundstücken für Privatkunden musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen. Eine verspätete Rechnung ist trotzdem gültig, kann aber ein Bußgeld nach sich ziehen. Aus wirtschaftlicher Sicht solltest du ohnehin zeitnah abrechnen, denn je später die Rechnung kommt, desto später fließt das Geld.
Darf ich Rechnungen per E-Mail als PDF an Privatkunden schicken?
Ja. Für Privatkunden ist eine PDF-Rechnung per E-Mail zulässig, sofern sie alle Pflichtangaben enthält. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Achte bei Arbeiten am Haus auf den Hinweis zur zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Damit Kunden den Steuerbonus nutzen können, sollten Arbeits- und Materialkosten getrennt ausgewiesen sein und der Betrag überwiesen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Leistungsdatum gibt an, wann du die Arbeit erbracht oder die Ware geliefert hast. Beides sind eigene Pflichtangaben. Das Leistungsdatum entscheidet unter anderem, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer entsteht und welcher Steuersatz gilt, etwa wenn sich Sätze zum Jahreswechsel ändern.
Muss ich auf Rechnungen meine Handelsregisternummer angeben?
Umsatzsteuerlich nicht, handelsrechtlich gegebenenfalls schon. Eingetragene Kaufleute und Gesellschaften wie GmbH oder UG müssen auf Geschäftsbriefen, zu denen auch Rechnungen zählen, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer angeben, bei Kapitalgesellschaften zusätzlich die Geschäftsführer. Für nicht eingetragene Einzelunternehmen gelten diese Angaben nicht, sie müssen aber mit Vor- und Zunamen auftreten.
