Eine gute Software für Reinigungsfirmen bildet ab, wie dein Betrieb tatsächlich arbeitet: Objekte mit festen Leistungsverzeichnissen, wiederkehrende Intervalle, Teams in wechselnden Einsätzen, Zeiterfassung direkt vor Ort und Rechnungen, die sich sauber je Objekt zuordnen lassen. Allgemeine Büro- oder Handwerkerprogramme decken oft nur einen Teil davon ab – der Rest landet dann wieder in Excel-Tabellen, WhatsApp-Gruppen und Zettelwirtschaft.
Dieser Ratgeber zeigt dir, welche Funktionen für Gebäudereinigung, Unterhaltsreinigung und Glasreinigung wichtig sind, welche Fragen du Anbietern stellen solltest und woran du in einer Testphase erkennst, ob ein Programm zu deinem Betrieb passt.
Warum Reinigungsbetriebe eigene Anforderungen haben
Im Unterschied zu vielen anderen Branchen verkauft eine Reinigungsfirma selten einzelne Aufträge, sondern laufende Leistungen. Ein Bürogebäude wird werktäglich gereinigt, die Glasflächen quartalsweise, die Grundreinigung einmal im Jahr. Dazu kommen viele Mitarbeitende in Teilzeit oder auf Minijob-Basis, Einsätze früh morgens oder abends und Kunden, die einen Nachweis wollen, dass die vereinbarte Leistung tatsächlich erbracht wurde. Eine Branchensoftware muss diese Wiederholung, die Personalplanung und die Dokumentation zusammenbringen.
Objektverwaltung und Leistungsverzeichnis
Das Herzstück ist die Objektverwaltung. Pro Objekt solltest du Adresse, Ansprechpartner, Zugangsinfos, Flächen, Raumgruppen und Besonderheiten (etwa Alarmanlage oder sensible Bereiche) hinterlegen können. Darauf aufbauend brauchst du ein Leistungsverzeichnis, das festlegt, was wo wie oft gemacht wird – zum Beispiel „Sanitärräume täglich“, „Teppichböden saugen zweimal wöchentlich“, „Heizkörper abwischen monatlich“.
Intervalle sauber abbilden
Achte darauf, dass das Programm verschiedene Intervalle kennt: täglich, an bestimmten Wochentagen, 14-tägig, monatlich, quartalsweise oder nach Bedarf. Wichtig ist auch, wie Feiertage, Betriebsferien des Kunden und Sonderreinigungen behandelt werden. Wie ein strukturiertes Leistungsverzeichnis in der Praxis aussieht und wie es die Kalkulation beeinflusst, erklärt der Ratgeber zu Unterhaltsreinigung und Leistungsverzeichnis.
Tourenplanung und Einsatzplanung
Wer mehrere Objekte mit wechselnden Teams betreut, braucht eine Planung, die mehr kann als ein Kalender. Gute Lösungen zeigen dir auf einen Blick, welche Objekte heute anstehen, wer eingeteilt ist und wo Lücken entstehen. Prüfe insbesondere:
- ob sich wiederkehrende Einsätze automatisch aus dem Leistungsverzeichnis erzeugen lassen,
- wie Krankheits- und Urlaubsvertretungen schnell umgeplant werden,
- ob Mitarbeitende ihre Einsätze, Adressen und Hinweise mobil sehen,
- ob Touren nach Fahrtwegen sinnvoll sortiert werden können.
Gerade bei vielen kleinen Objekten spart eine durchdachte Tourenplanung Fahrzeit, die du sonst nicht abrechnen kannst.
Zeiterfassung im Objekt
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die gesetzliche Detailregelung im Arbeitszeitgesetz ist zwar Stand Oktober 2026 noch nicht final beschlossen, die Pflicht selbst besteht aber. Für Minijobber gilt zusätzlich § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Mehr dazu findest du im Beitrag zur rechtssicheren Zeiterfassung per App.
Stempeln per App, QR-Code oder NFC
In der Reinigung wird meist direkt im Objekt gestempelt. Gängige Wege sind ein Smartphone-Stempel mit Objektauswahl, ein QR-Code oder ein NFC-Tag am Objekt. Frage nach, wie die Software mit fehlendem Mobilfunknetz in Kellern oder Tiefgaragen umgeht (Offline-Speicherung) und ob Zeiten objektbezogen ausgewertet werden können. Nur so siehst du, ob die kalkulierten Stunden je Objekt mit den tatsächlichen übereinstimmen.
Standortdaten sind personenbezogene Daten. Eine dauerhafte GPS-Ortung von Beschäftigten ist datenschutzrechtlich heikel. Üblich und eher vertretbar ist eine Standortprüfung nur im Moment des Ein- und Ausstempelns – kläre das mit deinem Datenschutzbeauftragten und informiere dein Team transparent.
Qualitätskontrolle mit Checklisten und Fotos
Kunden aus Gewerbe und Verwaltung erwarten zunehmend Nachweise. Eine Software sollte deshalb digitale Checklisten je Objekt oder Raumgruppe unterstützen, die Vorarbeiter oder Objektleiter bei Kontrollgängen abhaken. Fotos mit Zeitstempel helfen, Mängel zu dokumentieren und ihre Beseitigung zu belegen. Praktisch ist, wenn Mängel als Aufgabe an das zuständige Team gehen und du später auswerten kannst, in welchen Objekten es häufiger Beanstandungen gibt. Achte darauf, dass auf Fotos möglichst keine Personen oder vertraulichen Unterlagen des Kunden zu sehen sind.
Personal: Minijobber, Teilzeit und Lohnvorbereitung
Reinigungsfirmen beschäftigen oft viele Minijobber. 2026 liegt die Minijob-Grenze bei 603 Euro im Monat, gekoppelt an den gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde; 2027 steigt sie auf 633 Euro. Zusätzlich gilt in der Gebäudereinigung ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn, der über dem gesetzlichen Mindestlohn liegt – die aktuellen Werte solltest du im geltenden Tarifvertrag prüfen. Eine gute Software warnt dich, wenn geplante Stunden die Minijob-Grenze zu überschreiten drohen, und liefert die erfassten Zeiten sauber an die Lohnabrechnung. Hintergründe stehen im Ratgeber zu Minijob 2026 und Lohnabrechnung.
Rechnungen nach Objekt und Schlüsselverwaltung
Bei Daueraufträgen sind monatliche Pauschalrechnungen üblich, ergänzt um Sonderleistungen wie Grundreinigung oder Glasreinigung. Die Software sollte wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugen, Zusatzleistungen aus erfassten Einsätzen übernehmen und Rechnungen einem Objekt zuordnen – auch wenn ein Kunde mehrere Objekte hat und getrennte Rechnungen oder Kostenstellen wünscht. Ab 2027 bzw. 2028 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen können (ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle). Was das bedeutet, erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht für kleine Betriebe.
Schlüssel und Zugangsdaten
Ein unterschätztes Thema ist die Schlüsselverwaltung. Du solltest jederzeit nachvollziehen können, welcher Schlüssel, Transponder oder Alarmcode zu welchem Objekt gehört, wer ihn wann erhalten und zurückgegeben hat. Ein verlorener Generalschlüssel kann teuer werden – eine lückenlose Ausgabehistorie hilft dir gegenüber Kunde und Versicherung.
Checkliste: Fragen an Anbieter
| Bereich | Worauf achten | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Objekte | Flächen, Raumgruppen, Leistungsverzeichnis | Kann ich Intervalle je Leistung frei festlegen? |
| Planung | Wiederkehrende Einsätze, Vertretungen | Wie schnell plane ich einen Krankheitsausfall um? |
| Zeiterfassung | Mobil, offline-fähig, objektbezogen | Was passiert ohne Netz im Objekt? |
| Qualität | Checklisten, Fotos, Mängelaufgaben | Kann ich Kontrollberichte an Kunden senden? |
| Rechnung | Wiederkehrend, je Objekt, E-Rechnung | Werden XRechnung und ZUGFeRD unterstützt? |
| Datenschutz | AVV, Serverstandort, Rollen | Wo liegen die Daten, gibt es einen AVV? |
| Export | DATEV, Lohn, CSV | Wie bekomme ich meine Daten bei Kündigung? |
Datenschutz, Cloud oder lokal, Schnittstellen
Du verarbeitest Daten deiner Mitarbeitenden und Kunden. Bei einer Cloud-Software brauchst du mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Frage nach dem Serverstandort, nach Rollen und Rechten (eine Reinigungskraft muss nicht alle Kundenpreise sehen) und nach Backups. Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass Büro und Teams im Objekt auf denselben Stand zugreifen und du dich nicht selbst um Updates kümmern musst. Lokal installierte Programme können sinnvoll sein, wenn du sehr eingeschränkte Internetverbindungen hast – dann trägst du aber selbst die Verantwortung für Datensicherung und Aktualisierung.
Für die Buchhaltung ist eine Schnittstelle zu DATEV oder ein sauberer Export für dein Steuerbüro wichtig. Zudem sollten Rechnungen und Belege GoBD-konform archiviert werden; Rechnungen und Buchungsbelege müssen in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden.
Typische Fehler bei der Auswahl
- Nur auf den Monatspreis schauen und den Aufwand für doppelte Datenpflege übersehen.
- Die Mitarbeitenden nicht einbeziehen: Wenn die App im Objekt umständlich ist, wird sie nicht genutzt.
- Keine echten Objekte in der Testphase anlegen, sondern nur Demo-Daten anschauen.
- Datenexport und Kündigungsfristen nicht vorab klären.
- Funktionen kaufen, die du nie brauchst, und Kernthemen wie Intervalle oder Minijob-Grenzen übersehen.
So nutzt du die Testphase richtig
Nimm dir zwei bis vier Wochen und teste mit zwei oder drei echten Objekten: eines mit täglicher Unterhaltsreinigung, eines mit wechselnden Intervallen und eines mit Sonderleistungen. Lass zwei Mitarbeitende im Objekt stempeln, führe einen Kontrollgang mit Checkliste durch und erstelle am Monatsende eine Probe-Rechnung. Danach weißt du, ob die Abläufe passen – und nicht nur, ob die Oberfläche hübsch ist.
So hilft dir ardda
ardda bietet eine Branchenlösung für Reinigungsfirmen mit Zeiterfassung per App, Terminen, Kundenverwaltung, Rechnungen inklusive E-Rechnung und automatischem Mahnwesen. Über die Plattform findest du außerdem offene Reinigungsaufträge von Privat- und Geschäftskunden. Alle Funktionen im Überblick findest du unter Software für Betriebe.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Brauche ich als kleine Reinigungsfirma mit fünf Mitarbeitenden überhaupt eine Branchensoftware?
Nicht zwingend, aber sie lohnt sich oft früher als gedacht. Schon bei wenigen Objekten mit unterschiedlichen Intervallen und Minijobbern entsteht viel Abstimmungsaufwand. Entscheidend ist, ob du Zeiterfassung, Planung und Rechnungen heute an mehreren Stellen pflegst. Wenn ja, spart eine gemeinsame Lösung Zeit und reduziert Fehler, etwa vergessene Sonderleistungen auf der Monatsrechnung.
Darf ich die Zeiterfassung meiner Reinigungskräfte per GPS kontrollieren?
Eine dauerhafte Ortung ist datenschutzrechtlich problematisch und meist unverhältnismäßig. Vertretbarer ist es, den Standort nur beim Ein- und Ausstempeln zu prüfen, um sicherzustellen, dass im richtigen Objekt gestempelt wird. Du musst die Beschäftigten vorher informieren, gegebenenfalls den Betriebsrat beteiligen und die Daten nicht länger als nötig speichern. Lass das Konzept im Zweifel datenschutzrechtlich prüfen.
Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf eine Reinigungssoftware?
Das hängt vor allem von der Zahl der Objekte und der Qualität deiner bisherigen Daten ab. Kunden und Mitarbeitende lassen sich meist per Import übernehmen, Leistungsverzeichnisse müssen oft nachgearbeitet werden. Plane realistisch einige Wochen ein und starte am besten zum Monatsanfang, damit die erste Abrechnung vollständig aus dem neuen System kommt.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechsle?
Kläre das vor Vertragsabschluss. Seriöse Anbieter ermöglichen einen Export von Kunden, Objekten, Rechnungen und Zeiten in gängigen Formaten wie CSV oder PDF. Beachte, dass du Rechnungen und Buchungsbelege weiterhin aufbewahren musst, auch wenn du die Software nicht mehr nutzt. Frage daher auch, ob ein Lesezugriff oder ein vollständiges Archiv nach der Kündigung möglich ist.
Muss ich für Geschäftskunden schon jetzt E-Rechnungen schreiben?
Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 können. Ausstellen musst du sie im B2B-Bereich ab dem 01.01.2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 01.01.2028. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Es ist sinnvoll, schon heute eine Software zu wählen, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
