Eine gute Taxi-Software verbindet Disposition, Fahrer-App, Abrechnung und Arbeitszeiterfassung so, dass du jederzeit weißt, welches Fahrzeug frei ist, welche Fahrten erledigt sind und welche Einnahmen dazu gehören. Für Taxiunternehmen und Fahrdienste kommen besondere Pflichten hinzu: Taxameter mit Sicherheitseinrichtung, Schichtnachweise, Abrechnung von Krankenfahrten und die Abgrenzung zwischen Taxi- und Mietwagenverkehr.
Dieser Ratgeber zeigt dir, worauf du bei der Auswahl einer Fahrdienst-Software achten solltest, welche Fragen du Anbietern stellen kannst und wo du rechtliche Details besser mit Fachleuten klärst.
Disposition: Herzstück jeder Fahrdienst-Software
Ob Telefonbestellung, App-Buchung oder Dauerauftrag für die Dialysefahrt: Die Disposition muss Aufträge schnell erfassen und dem passenden Fahrzeug zuordnen. Achte auf folgende Punkte:
- Übersicht über freie, besetzte und pausierende Fahrzeuge in Echtzeit,
- Vorbestellungen und wiederkehrende Fahrten (etwa Schul- oder Therapiefahrten),
- Fahrzeugmerkmale wie Großraum, Rollstuhlrampe oder Kindersitz als Filter,
- Kundenstamm mit Stammadressen und Firmenkunden mit Rechnungsfahrt.
Für kleine Betriebe mit wenigen Wagen reicht oft eine schlanke Disposition, die Fahrten per App an die Fahrer schickt. Größere Unternehmen brauchen zusätzlich automatische Vorschläge nach Entfernung und Wartezeit.
Fahrer-App: einfach, schnell, ablenkungsarm
Fahrerinnen und Fahrer nutzen die App im laufenden Betrieb. Sie muss deshalb mit wenigen Tippern auskommen: Auftrag annehmen, Kunde aufgenommen, Fahrt beendet, Zahlungsart wählen. Prüfe, ob Navigation zum Abholort integriert ist, ob Schichtbeginn, Pausen und Schichtende erfasst werden und wie die App reagiert, wenn das Netz kurz weg ist. Bedienung während der Fahrt sollte so weit wie möglich vermieden werden – das ist eine Frage der Verkehrssicherheit.
Taxameter, TSE und Kassenpflichten
Taxameter und Wegstreckenzähler sind inzwischen in die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) einbezogen; die Übergangsfristen für bestimmte Geräte sind abgelaufen. Welche Anforderungen konkret für deine Geräte gelten und wie die Daten exportiert werden, klärst du am besten mit dem Taxameter-Hersteller und deinem Steuerberater. Für die Software heißt das: Frage nach, ob sie die Daten deines Fiskaltaxameters übernehmen kann oder ob du Einnahmen doppelt erfassen musst.
Außerdem gilt seit 01.01.2025 die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme an das Finanzamt über ELSTER. Neue Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden, ebenso die Außerbetriebnahme. Wie das grundsätzlich funktioniert, erklärt der Ratgeber zu TSE-Pflichten einfach erklärt.
Fiskaltaxameter, TSE und Meldepflichten sind ein technisch und steuerlich anspruchsvolles Thema. Verlass dich nicht allein auf Aussagen im Verkaufsgespräch, sondern lass dir die Zertifizierung und den Datenexport schriftlich bestätigen.
Schichtzettel und Arbeitszeit
Fahrpersonal unterliegt der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die sich aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 ergibt. Eine gesetzliche Detailregelung im Arbeitszeitgesetz ist Stand Oktober 2026 noch nicht final beschlossen. Für Minijobber gelten die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG. Im Taxigewerbe ist die Frage heikel, was als Arbeitszeit zählt – auch Standzeiten am Taxistand gelten grundsätzlich als Arbeitszeit, wenn der Fahrer einsatzbereit sein muss.
Eine gute Software erzeugt digitale Schichtzettel mit Beginn, Ende, Pausen, gefahrenen Kilometern, Umsätzen und Zahlungsarten. Sie sollte Abweichungen anzeigen, etwa fehlende Pausen oder unplausible Kilometerstände. Mehr dazu im Ratgeber Zeiterfassung per App rechtssicher.
Krankenfahrten und Abrechnung mit Krankenkassen
Viele Taxi- und Mietwagenbetriebe fahren Patientinnen und Patienten zu Behandlungen. Die Abrechnung läuft meist direkt mit den Krankenkassen und folgt deren Vorgaben: ärztliche Verordnung, gegebenenfalls Genehmigung der Kasse, Zuzahlung des Versicherten und vertraglich vereinbarte Vergütung. Kassen setzen dafür häufig elektronische Abrechnungsverfahren voraus, teilweise über spezialisierte Abrechnungsdienstleister.
Frage den Anbieter, ob Krankenfahrten als eigene Fahrtart gekennzeichnet werden, ob Verordnungen und Genehmigungen hinterlegt werden können, ob Zuzahlungen getrennt ausgewiesen werden und welcher Weg zur Kassenabrechnung vorgesehen ist. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt – Zugriffsrechte und Löschfristen müssen hier besonders sorgfältig geregelt sein.
Festpreise, Tarife und Mietwagen-Abgrenzung
Für Taxis gilt der örtliche Taxitarif, den die Genehmigungsbehörde festlegt. Seit der Reform des Personenbeförderungsgesetzes können Kommunen auch Tarifkorridore oder Festpreise für vorbestellte Fahrten zulassen – ob und wie, ist je nach Gemeinde unterschiedlich. Die Software sollte deshalb Tarife und gegebenenfalls Festpreise je Tarifgebiet abbilden können.
Mietwagenunternehmen unterliegen anderen Regeln: Sie dürfen nur vorbestellte Aufträge ausführen, die am Betriebssitz eingehen, und müssen nach einem Auftrag grundsätzlich zum Betriebssitz zurückkehren, sofern kein neuer Auftrag vorliegt. Wenn du beide Verkehrsarten betreibst, muss die Software Fahrzeuge und Fahrten klar trennen, damit Aufträge nicht versehentlich falsch vergeben werden.
Rechnungsfahrten und Firmenkunden
Hotels, Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und Unternehmen lassen ihre Fahrten oft auf Rechnung laufen. Die Software sollte solche Fahrten einem Kundenkonto zuordnen, Kostenstellen oder Besteller erfassen und am Monatsende eine Sammelrechnung mit Fahrtenliste erzeugen. Prüfe, ob der Fahrer in der App eine Rechnungsfahrt mit Unterschrift des Fahrgastes bestätigen kann, damit es später keine Diskussion gibt, wer gefahren ist.
Mit vielen Rechnungskunden wächst der Bedarf, offene Posten im Blick zu behalten. Ein automatisches Mahnwesen und ein Abgleich der Zahlungseingänge entlasten dein Büro spürbar. Tipps dazu findest du im Ratgeber Zahlungseingänge überwachen und offene Posten im Griff behalten.
Fahrtenbuch und Fahrzeugverwaltung
Für Fahrzeuge, die auch privat genutzt werden, kann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch steuerlich relevant sein. Prüfe außerdem, ob die Software Fahrzeugdaten wie Konzessionsnummer, TÜV-, Eich- und Wartungstermine, Versicherung und Schäden verwaltet und rechtzeitig erinnert. Fristen beim Taxameter-Eichamt oder für die Hauptuntersuchung zu verpassen, kann den Wagen stilllegen.
Hilfreich ist auch eine Übersicht über die Fahrerinnen und Fahrer selbst: Gültigkeit von Führerschein und Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung (P-Schein), Ortskundenachweis, sofern erforderlich, sowie Schulungen etwa für Rollstuhlbeförderung. Wenn die Software rechtzeitig vor Ablauf erinnert, setzt du niemanden ohne gültige Papiere ein und ersparst dir Ärger bei Kontrollen.
Checkliste für die Auswahl
| Bereich | Worauf achten | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Disposition | Echtzeit, Vorbestellungen, Fahrzeugmerkmale | Wie werden Daueraufträge angelegt? |
| Fahrer-App | Wenige Klicks, offline-fähig | Was passiert bei Funkloch während der Fahrt? |
| Taxameter/TSE | Datenübernahme, Export | Welche Taxameter werden angebunden? |
| Schichtzettel | Pausen, Kilometer, Umsätze | Werden Pausenverstöße angezeigt? |
| Krankenfahrten | Verordnung, Zuzahlung, Kassenabrechnung | Wie läuft die Abrechnung mit den Kassen? |
| Rechnungsfahrten | Sammelrechnung für Firmenkunden | Gibt es Monatsrechnungen und E-Rechnung? |
| Datenschutz | AVV, Rollen, Gesundheitsdaten | Wer sieht Patientendaten? |
Datenschutz, Cloud, Schnittstellen und Testphase
Standortdaten von Fahrzeugen und Fahrgastdaten sind personenbezogen. Mit einem Cloud-Anbieter brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; frage nach Serverstandort, Verschlüsselung und Löschkonzept. Informiere dein Fahrpersonal transparent darüber, wofür Ortungsdaten genutzt werden. Für die Buchhaltung sind ein DATEV-Export, GoBD-konforme Archivierung und Sammelrechnungen für Firmenkunden wichtig. Ab 2027 bzw. 2028 müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden; Fahrausweise sind davon ausgenommen. Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Typische Fehler und die richtige Testphase
- Die Fahrerinnen und Fahrer nicht einbeziehen – eine umständliche App wird umgangen.
- Die Anbindung an den vorhandenen Taxameter erst nach Vertragsschluss prüfen.
- Krankenfahrten und Rechnungsfahrten in der Testphase auslassen.
- Gebühren pro Fahrt oder pro Fahrzeug nicht in die Gesamtkosten einrechnen.
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Datenexport nicht vorab klären.
Teste die Software mit einem oder zwei Fahrzeugen im echten Betrieb über mindestens eine volle Woche, inklusive Nachtschicht, Krankenfahrt und Rechnungsfahrt. Lass dir am Ende der Woche die Schichtauswertung, eine Sammelrechnung und einen Export für das Steuerbüro erzeugen. Erst dann siehst du, ob Disposition, Fahrer-App und Abrechnung wirklich zusammenpassen.
So hilft dir ardda
ardda bietet eine Branchenlösung für Taxi-Unternehmen mit Zeiterfassung per App, Kundenverwaltung, Rechnungen inklusive E-Rechnung und automatischem Mahnwesen. Welche Funktionen für deinen Betrieb verfügbar sind, findest du unter Software für Betriebe.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Brauche ich als Taxiunternehmer zusätzlich zur Taxameter-TSE noch eine Kasse mit TSE?
Das hängt davon ab, wie du Einnahmen erfasst. Werden alle Fahrten über den Taxameter erfasst, deckt dieser die Aufzeichnung ab. Nutzt du daneben ein weiteres elektronisches Kassensystem, etwa für Verkäufe im Büro, braucht auch dieses eine zertifizierte TSE und muss dem Finanzamt gemeldet werden. Kläre deine konkrete Konstellation mit deinem Steuerberater.
Zählen Wartezeiten am Taxistand als Arbeitszeit?
In der Regel ja, wenn der Fahrer am Stand einsatzbereit sein muss und nicht frei über seine Zeit verfügen kann. Dann handelt es sich nicht um Pause. Für den Mindestlohn und die Arbeitszeiterfassung ist das wichtig. Pausen müssen klar als solche festgelegt und erfasst werden, sonst gelten Standzeiten im Zweifel als vergütungspflichtige Arbeitszeit.
Kann ich als Mietwagenunternehmen Fahrten per App annehmen?
Ja, Mietwagen dürfen Aufträge auch digital erhalten. Entscheidend ist, dass der Auftrag am Betriebssitz eingeht und die Rückkehrpflicht beachtet wird, sofern kein neuer Auftrag vorliegt. Mietwagen dürfen keine Fahrgäste am Straßenrand aufnehmen oder sich am Taxistand bereithalten. Eine Software sollte diese Regeln unterstützen und Mietwagen-Aufträge klar von Taxifahrten trennen.
Wie rechne ich Krankenfahrten mit der Krankenkasse ab?
Grundlage sind eine ärztliche Verordnung, gegebenenfalls eine Genehmigung der Kasse und die mit der Kasse vereinbarte Vergütung. Die Zuzahlung des Versicherten ziehst du in der Regel selbst ein. Viele Kassen verlangen elektronische Abrechnung, die Betriebe häufig über Abrechnungsdienstleister abwickeln. Die genauen Vorgaben stehen in den Verträgen mit den Kassen oder deren Verbänden.
