Eine gute Handwerkersoftware begleitet einen Auftrag vom ersten Angebot über Aufmaß, Zeiterfassung und Materialeinsatz bis zur Schlussrechnung und zum Zahlungseingang – ohne dass du Daten mehrfach abtippen musst. 2026 kommt ein weiterer Punkt dazu: Mit der schrittweisen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich muss die Software strukturierte Rechnungen erzeugen können.
Dieser Ratgeber erklärt, welche Funktionen für Handwerksbetriebe zählen, welche Fragen du Anbietern stellen solltest und wie du in der Testphase herausfindest, ob ein Programm zu deinem Gewerk und deiner Betriebsgröße passt.
Der rote Faden: Angebot, Auftrag, Rechnung
Der wichtigste Prüfstein ist der durchgängige Belegfluss. Aus einem Angebot wird mit einem Klick eine Auftragsbestätigung, daraus Abschlagsrechnungen und am Ende die Schlussrechnung. Positionen, Mengen und Preise sollten dabei übernommen und nur noch angepasst werden. Achte auf:
- Textbausteine und Leistungsvorlagen für wiederkehrende Arbeiten,
- Alternativ- und Bedarfspositionen im Angebot,
- Nachträge, die sauber dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet bleiben,
- eine Übersicht, welche Angebote noch offen sind und nachgefasst werden sollten.
Wie ein überzeugendes Angebot aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Angebot schreiben im Handwerk.
Aufmaß und Kalkulation
In vielen Gewerken wird nach Aufmaß abgerechnet – Malerarbeiten nach Quadratmetern, Fliesen nach Fläche und laufenden Metern, Trockenbau nach Wand- und Deckenflächen. Eine Handwerkersoftware sollte ein Aufmaß mit Formeln und Abzügen (etwa für Fenster und Türen) erfassen und die Mengen direkt in Angebot oder Rechnung übernehmen können. Praktisch ist ein mobiles Aufmaß auf dem Tablet direkt beim Kunden. Details zum Vorgehen findest du im Beitrag Aufmaß erstellen im Handwerk.
Kalkulation mit Lohn und Material
Für eine belastbare Kalkulation brauchst du hinterlegte Stundenverrechnungssätze, Materialzuschläge und Zeitwerte je Leistung. Prüfe, ob du Nachkalkulationen machen kannst: Wurden die geplanten Stunden eingehalten? Hat das Material gereicht? Nur so erkennst du, welche Auftragsarten sich lohnen.
Artikelstamm und Datanorm
Wer viel Material verbaut, braucht aktuelle Artikeldaten. Das Datanorm-Format ist im deutschen Handwerk und Großhandel weit verbreitet, um Artikel, Preise und Rabattgruppen einzulesen. Frage nach, ob die Software Datanorm-Dateien importieren kann, wie Preisaktualisierungen eingespielt werden und ob mehrere Lieferanten parallel gepflegt werden können. Einige Großhändler bieten zusätzlich Online-Schnittstellen, über die du Verfügbarkeit und Tagespreise abrufen oder direkt bestellen kannst. Für kleinere Betriebe genügt oft ein schlanker eigener Artikelstamm mit den häufigsten Materialien – wichtig ist vor allem, dass er gepflegt wird.
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung
Bei größeren Aufträgen sind Abschlagszahlungen nach § 632a BGB üblich. Bei Verbraucherbauverträgen gilt zusätzlich § 650m BGB: Abschläge dürfen insgesamt höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung betragen, und bei der ersten Abschlagszahlung steht dem Verbraucher eine Sicherheit von 5 Prozent zu. Die Software sollte Abschläge nach Prozent oder Leistungsstand erzeugen und in der Schlussrechnung alle Abschläge mit Umsatzsteuer ausweisen und abziehen. Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen entsteht bereits mit der Vereinnahmung. Mehr dazu im Ratgeber Abschlagsrechnung im Handwerk.
E-Rechnung und XRechnung für öffentliche Auftraggeber
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie im B2B-Bereich ab dem 01.01.2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab dem 01.01.2028 in jedem Fall. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Wenn du für Kommunen, Länder oder den Bund arbeitest, gelten teils schon länger eigene Vorgaben: Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine XRechnung mit Leitweg-ID und die Einreichung über ein bestimmtes Portal. Frage den Anbieter konkret, ob die Software eine gültige XRechnung erzeugt, ob die Leitweg-ID als Feld vorgesehen ist und ob eingehende E-Rechnungen lesbar angezeigt werden. Hintergründe stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht für kleine Betriebe.
Zeiterfassung, Plantafel und mobile Nutzung
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 musst du die Arbeitszeiten deiner Beschäftigten erfassen; eine detaillierte gesetzliche Regelung im Arbeitszeitgesetz ist Stand Oktober 2026 noch nicht final beschlossen. Im Handwerk ist es sinnvoll, Arbeitszeit und Projektzeit gemeinsam zu erfassen: Wer stempelt auf der Baustelle ein, und auf welchen Auftrag gehen die Stunden? So fließen Zeiten direkt in Nachkalkulation und Regieberichte.
Plantafel
Eine Plantafel zeigt, welche Mitarbeitenden und Fahrzeuge wann auf welcher Baustelle sind. Achte darauf, dass Änderungen sofort auf den Smartphones der Monteure ankommen und dass Urlaube und Abwesenheiten berücksichtigt werden.
Mobile App
Auf der Baustelle zählen schnelle Erfassung von Zeiten, Fotos, Material und Unterschriften. Prüfe, ob die App offline arbeitet und Daten später synchronisiert, ob Kunden auf dem Gerät unterschreiben können und ob Fotos automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.
Kundenverwaltung, Termine und Mahnwesen
Hinter jedem Auftrag steht ein Kunde, oft mit mehreren Objekten oder Baustellen. Eine zentrale Kundenverwaltung bündelt Kontaktdaten, Adressen, Angebote, Rechnungen, Fotos und Notizen an einem Ort. So weiß auch eine Kollegin im Büro, was beim letzten Termin besprochen wurde. Prüfe, ob du Wartungs- und Prüftermine als Wiedervorlage anlegen kannst – etwa für die jährliche Heizungswartung oder die Prüfung elektrischer Anlagen. Das bringt planbare Folgeaufträge.
Ebenso wichtig ist der Blick auf offene Rechnungen. Ein automatisches Mahnwesen erinnert Kunden nach festgelegten Fristen, berechnet auf Wunsch Verzugszinsen und zeigt dir, wer wie lange im Rückstand ist. Wie ein sinnvoller Mahnlauf aussieht, beschreibt der Ratgeber Zahlungserinnerung und Mahnung richtig schreiben. Gerade bei Abschlagsrechnungen ist ein lückenloser Überblick entscheidend für deine Liquidität.
Checkliste für die Auswahl
| Kriterium | Warum wichtig | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Belegfluss | Kein Abtippen zwischen Angebot und Rechnung | Wird aus dem Angebot direkt die Rechnung? |
| Aufmaß | Genaue Mengen, weniger Streit | Gibt es Formeln, Abzüge und mobiles Aufmaß? |
| Datanorm | Aktuelle Materialpreise | Welche Datanorm-Versionen werden importiert? |
| Abschläge | Liquidität bei großen Aufträgen | Werden Abschläge korrekt in der Schlussrechnung abgezogen? |
| E-Rechnung | Pflicht ab 2027/2028 | XRechnung und ZUGFeRD inklusive Leitweg-ID? |
| Zeiterfassung | Rechtssicherheit und Nachkalkulation | Kann auf Aufträge gestempelt werden? |
| DATEV | Weniger Aufwand mit dem Steuerbüro | Gibt es einen DATEV-Export oder eine Schnittstelle? |
Datenschutz, Cloud oder lokal, Buchhaltung
Bei einer Cloud-Lösung schließt du mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Frage nach Serverstandort, Verschlüsselung, Backups und Rollenrechten. Cloud-Software hat den Vorteil, dass Büro und Baustelle auf denselben Daten arbeiten und Updates – etwa bei geänderten Rechnungsformaten – automatisch kommen. Lokale Installationen geben dir mehr Kontrolle, verlangen aber eigene Datensicherung und Pflege.
Wichtig für die Buchhaltung: Rechnungen müssen GoBD-konform, also unveränderbar und nachvollziehbar, archiviert werden. Ein DATEV-Export oder eine Schnittstelle zum Steuerbüro erspart viel Handarbeit. Hilfreich ist außerdem ein automatisches Mahnwesen, das offene Rechnungen überwacht.
Typische Fehler und die richtige Testphase
- Eine Software für Großbetriebe wählen, deren Einrichtung Monate dauert.
- Die Monteure nicht fragen – die App muss auf der Baustelle funktionieren.
- Nicht prüfen, ob Rechnungsvorlagen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Datenexport erst nach Vertragsschluss lesen.
- Zusatzmodule übersehen, die erst später kostenpflichtig dazukommen.
Teste mit einem echten, abgeschlossenen Auftrag: Angebot nachbauen, Aufmaß erfassen, Zeiten buchen, Abschlag und Schlussrechnung erzeugen, als E-Rechnung ausgeben und für das Steuerbüro exportieren. Wenn das ohne Umwege klappt, ist die Software ein guter Kandidat.
So hilft dir ardda
ardda ist eine Branchensoftware für Handwerksbetriebe mit Angeboten, Aufmaß, Rechnungen inklusive E-Rechnung im ZUGFeRD- und XRechnung-Format, automatischem Mahnwesen, Zeiterfassung per App und Kundenverwaltung. Zusätzlich findest du über die Plattform offene Aufträge von Privatkunden. Alle Funktionen und Pakete stehen unter Pakete und Funktionen.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Reicht ein normales Rechnungsprogramm für einen kleinen Handwerksbetrieb?
Für einen Ein-Personen-Betrieb mit wenigen, einfachen Aufträgen kann ein Rechnungsprogramm genügen. Sobald du regelmäßig nach Aufmaß abrechnest, Abschläge stellst, Mitarbeitende einplanst oder Materialpreise pflegen musst, stößt es schnell an Grenzen. Dann entsteht Doppelarbeit, weil Angebote, Zeiten und Rechnungen getrennt gepflegt werden. Eine Handwerkersoftware verbindet diese Schritte und senkt die Fehlerquote.
Was ist eine Leitweg-ID und brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber eingehende E-Rechnungen der richtigen Stelle zuordnen. Wenn du für eine Behörde, Kommune oder einen öffentlichen Träger arbeitest, bekommst du sie in der Regel mit dem Auftrag oder der Bestellung mitgeteilt. Sie muss in der XRechnung angegeben werden. Für Aufträge von Privatkunden oder Unternehmen spielt sie keine Rolle.
Muss ich Datanorm nutzen, um Material zu kalkulieren?
Nein. Datanorm ist ein verbreitetes Austauschformat, mit dem Großhändler Artikel und Preise liefern. Es lohnt sich vor allem, wenn du viele verschiedene Materialien verbaust und Preise häufig wechseln. Kleinere Betriebe arbeiten oft mit einem selbst gepflegten Artikelstamm der wichtigsten Materialien. Entscheidend ist, dass deine Preise aktuell sind und Zuschläge korrekt in die Kalkulation einfließen.
Kann ich alte Rechnungen aus meiner bisherigen Software übernehmen?
Kunden und Artikel lassen sich meist importieren, alte Rechnungen dagegen selten vollständig. Das ist auch nicht unbedingt nötig: Wichtig ist, dass du die alten Rechnungen und Belege weiterhin GoBD-konform aufbewahrst, in der Regel acht Jahre. Kläre mit deinem bisherigen Anbieter, ob du ein Archiv exportieren oder einen Lesezugang behalten kannst.
Wie lange sollte die Testphase einer Handwerkersoftware dauern?
Plane mindestens zwei bis vier Wochen ein und teste mit echten Aufträgen statt mit Demodaten. Spiele einen typischen Auftrag komplett durch, vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Beziehe Büro und mindestens einen Monteur ein. Notiere dir, wo es hakt, und frage den Support gezielt nach Lösungen – so lernst du gleich die Qualität des Kundendienstes kennen.
