Die E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes Datenformat (XRechnung oder ZUGFeRD), das Buchhaltungsprogramme automatisch lesen. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland wird sie schrittweise Pflicht.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle Unternehmen – auch Kleinbetriebe.
Rechnungen an Privatkunden sind von der Ausstellungspflicht nicht betroffen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ebenfalls nicht.
Was du praktisch tun solltest
- Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten und Rechnungen revisionssicher ablegen (GoBD).
- Deine Rechnungssoftware muss ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen können – idealerweise per Klick.
- Steuerberater fragen, in welchem Format er die Belege bekommen möchte (z. B. DATEV-Export).
So macht es ardda
In ardda erzeugst du aus jeder Rechnung mit einem Klick ein PDF und die passende E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung). Belege werden GoBD-konform archiviert, Mahnungen laufen automatisch, und der Steuerberater bekommt alles als CSV- oder DATEV-Export.
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